Software QualityWeb – Módulo Controle E Tratamento De Não-Conformidades

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MENU:                             Vídeos: extenso (76 minutos), resumido (14 minutos).

1 – Descrição do funcionamento do programa

1.1 – Diagrama de funcionamento

2 – Rotinas de trabalho do programa

2.1 – Botões e controles da tela principal

2.2 – Cadastro de usuários

2.3  – REGISTRANDO E TRATANDO UMA NÃO-CONFORMIDADE (PASSO-A-PASSO)

2.3.1 -  REGISTRANDO UMA NOVA NÃO-CONFORMIDADE

2.3.2 - DISPOSIÇÃO, ABRANGÊNCIA E AÇÕES DE CONTENÇÃO

2.3.3 - REINSPEÇÃO E PARECER DO ANALISTA SOBRE ABERTURA OU NÃO DE AÇÕES CORRETIVAS E PREVENTIVAS

2.3.4 - AÇÕES CORRETIVAS E PREVENTIVAS

2.3.5 - EQUIPE MULTIFUNCIONAL E INVESTIGAÇÃO DAS CAUSAS DA NÃO-CONFORMIDADE

2.3.6 - DEFINIÇÃO E EXECUÇÃO DAS AÇÕES CORRETIVAS E PREVENTIVAS

2.3.7 - AÇÕES PARA VERIFICAÇÃO DA EFICÁCIA

2.3.8 - FECHAMENTO DA NÃO-CONFORMIDADE

3 - RELATÓRIO DE NÃO-CONFORMIDADE E PLANO DE AÇÕES

4 - RECURSOS DE APOIO

4.1 - BANCO DE DADOS DE CAUSAS E SOLUÇÕES DE PROBLEMAS

4.2 - ANÁLISES GRÁFICAS

4.3 - ENCAPSULAMENTO DE IMAGENS (FOTOGRAFIAS, DESENHOS, ETC) ILUSTRATIVAS DA NÃO-CONFORMIDADE

4.4 - ANEXAÇÃO DE DOCUMENTOS À NÃO-CONFORMIDADE

 

1)     DESCRIÇÃO DO FUNCIONAMENTO DO PROGRAMA:

          O módulo de Controle e Tratamento de Não-Conformidades disponibiliza todas as rotinas necessárias à descrição de não-conformidades, ações de disposição, abrangência e contenção, reinspeções, investigações, ações corretivas e preventivas, verificação da eficácia das ações corretivas e preventivas, fechamento da não-conformidade e registro automático de causas e soluções de problemas para futuras pesquisas. O programa gera e monitora automaticamente os planos de ações (tarefas, responsáveis e prazos) e mantém todos os envolvidos conectados ao processo de tratamento das não-conformidades através da geração automática de pendências e comunicação dessas pendências aos responsáveis através de ema

ils. O sistema é autônomo, dispensando quaisquer outros recursos e permitindo a completa eliminação de papéis.

          À seguir faremos um breve descritivo das rotinas do programa e, na sequência, exploraremos passo-à-passo os detalhes dessas rotinas.

          Inicialmente, o Administrador preenche o cadastro de usuários e atribui a cada usuário determinadas permissões de acesso no programa (veremos isto em detalhes mais adiante). Desse modo, um usuário que tenha permissão para registrar não-conformidades, por exemplo, pode acessar o programa a qualquer tempo e registrar uma nova não-conformidade para ser tratada. Uma vez registrada uma nova não-conformidade, o programa a encaminhará automaticamente para o Analista da Qualidade responsável para que ele leia a descrição feita pelo usuário e veja se essa descrição está correta e se está completa. Caso o Analista perceba algum problema com a descrição feita pelo usuário, poderá, através do programa, encaminhá-la novamente ao usuário que a emitiu para que este reveja a descrição feita. O programa envia emails informando os usuários e analistas de que existem atividades pendentes para eles no sistema. Uma vez que a descrição da não-conformidade seja considerada correta pelo Analista, este deverá definir uma pessoa que será a responsável pela descrição e execução das ações de disposição, abrangência e contenção. O programa informará essa pessoa através de email. Essa pessoa acessará o sistema e automaticamente lhe será exibida a pendência “Descrever e providenciar a execução das ações de disposição, abrangência e contenção”. Ao clicar com o mouse sobre essa pendência, na sua listagem de atividades pendentes, o programa automaticamente lhe exibirá a tela onde ele deverá efetuar a descrição das disposições que considerar necessárias (esta função de localização automática está disponível para todas as pendências de todos os usuários). O usuário responsável pelas ações de disposição, abrangência e contenção poderá, a seu critério, delegar a execução dessas ações a outros usuários, os quais serão informados pelo programa. O programa também enviará uma pendência para que o Analista verifique se as ações de disposição, abrangência e contenção definidas estão de acordo com a gravidade do problema. Após (ou em paralelo) a conclusão das ações de disposição, abrangência e contenção, o Analista definirá se é necessário a realização de uma reinspeção ou não. Caso considere que é necessário reinspeção, definirá um responsável, o qual será informado através do programa. Observe que todas as etapas dessas rotinas são feitas no programa, sem necessidade nenhuma de quaisquer outros recursos externos, nem de papeis.

          Após (ou em paralelo) à tomada das ações de disposição, o Analista deverá determinar se será necessário investigação das causas e tomada de ações corretivas e preventivas. Caso julgue necessário a tomada de ações corretivas e preventivas, o Analista definirá uma pessoa responsável. Esta pessoa irá, à seu critério, formar uma equipe multifuncional para investigar as causas da não-conformidade e definir as respectivas ações corretivas e preventivas. O programa oferece algumas ferramentas que podem ajudar na investigação como diagrama espinha de peixe e brainstorming. Uma vez definidas as causas prováveis da não-conformidade, a equipe definirá as ações corretivas e preventivas necessárias, assim como os respectivos responsáveis e prazos. Cada um desses responsáveis receberá uma pendência do programa. Caso algum prazo não seja cumprido, no líder da equipe será automaticamente informado pelo programa. Após a execução de uma ação corretiva e preventiva, o respectivo responsável preencherá a data de conclusão dessa ação no programa. O sistema também enviará pendências para que o Analista verifique se a descrição de cada ação corretiva e preventiva definida pela equipe multifuncional está satisfatória. A equipe multifuncional deverá também definir ações para verificação da eficácia das ações corretivas e preventivas. Essas ações para verificação da eficácia também terão seus respectivos responsáveis e prazos e o Analista também receberá uma pendência do programa para verificar se essas ações são satisfatórias. Após a conclusão das ações para verificação da eficácia, o analista receberá do programa uma pendência para definir um responsável pelo fechamento da não-conformidade. Após algum tempo (o padrão do programa é 30 dias), essa pessoa analisará tudo o que foi feito e verificará se a não-conformidade de fato não voltou mais a ocorrer. Caso não tenha havido nenhuma reincidência da não-conformidade nesse período, o responsável fechará a não-conformidade com um comentário breve. O programa, automaticamente, alimentará um banco de dados de causas e soluções com a descrição da não-conformidade e com as ações corretivas e preventivas que resolveram o problema. Esse banco de dados poderá ser usado como fonte de pesquisa na solução de não-conformidades futuras, evitando que se perca tempo investigando causas de problemas que já foram resolvidos meses ou anos antes por outras equipes. Esse banco de dados é parte integrante do programa e permite a pesquisa por causas, soluções ou causas e soluções através de palavras ou frases, encontrando sempre os resultados que mais se aproximam dos procurados na pesquisa. Mas caso a não-conformidade seja considerada como não tendo sido tratada de forma satisfatória ou caso tenha havido alguma reincidência durante o período de análise antes do fechamento, o responsável fechará a não-conformidade com um comentário e o programa automaticamente criará uma outra não-conformidade com a mesma descrição do problema para ser tratada novamente, e o processo de encaminhamentos automáticos começará novamente a ser feito pelo programa, até que uma solução definitiva seja encontrada.

          Como podemos ver, a rotina é bem simples e precisa. O sistema fornece ainda diversos relatórios gráficos de acompanhamento e também possibilita a anexação de imagens e outros documentos à cada não-conformidade registrada, que servirão para ilustrar o problema (imagens) e documentar sua ocorrência (outros arquivos de quaisquer formatos).  É um programa de fácil entendimento e auto-explicativo. Como a maior parte das suas rotinas são automatizadas para facilitar o manuseio dos usuários, não necessita de muita ajuda que os usuários tenham condições de usá-lo.     

          Veja à seguir o diagrama de funcionamento do programa e, na sequência, veremos algumas rotinas do programa ilustradas com imagens explicativas.

1.1)            DIAGRAMA BÁSICO DO FUNCIONAMENTO DO PROGRAMA:

 

2)     ROTINAS DE TRABALHO DO PROGRAMA:

2.1) TELA PRINCIPAL:

          Veja abaixo a imagem da tela principal do programa com seus principais controles. Quando o programa é inicializado, a listagem de pendências do usuário atual já aparece preenchida. Ao clicar com o mouse sobre um item da listagem, o programa exibe automaticamente a tela do programa e o campo referente à pendência selecionada. O usuário precisará apenas ler ou preencher o(s) campo(s) indicado(s). Veremos esta função do programa mais adiante.

2.2)  CADASTRO DE USUÁRIOS:

          Entre os controles mostrados na figura acima, está o botão de acesso ao cadastro de usuários, o qual fica disponível para o administrador e para os usuários para os quais o administrador atribuir a permissão para acessar o cadastro de usuários.

        A figura a seguir mostra a tela de cadastro de usuários e permissões:

 

2.3)            REGISTRANDO E TRATANDO UMA NÃO-CONFORMIDADE (PASSO-A-PASSO):

2.3.1) REGISTRANDO UMA NOVA NÃO-CONFORMIDADE:

          Qualquer usuário do programa que tenha permissão para registrar novas não-conformidades poderá registrar uma nova não-conformidade. Para isto, é só acessar o programa e pressionar o botão que insere nova não-conformidade. O programa exibirá os campos necessários à descrição da não-conformidade. Veja a figura abaixo:

          Após a inserção de uma nova não-conformidade no programa, o programa envia uma mensagem para o Analista da Qualidade para que este acesse o programa e analise a nova não-conformidade para ver se a sua descrição está coerente, correta e completa. Veja a figura à seguir.

          Quando o Analista da Qualidade clica com o mouse sobre a primeira pendência exibida na listagem de pendências mostrada na figura acima, o programa automaticamente lhe exibe os campos referentes à pendência em questão. Veja:

 

2.3.2) DISPOSIÇÃO, ABRANGÊNCIA E AÇÕES DE CONTENÇÃO:

          Se o Analista assinalar a opção “não”, acima, estará automaticamente gerando uma pendência para que João da Silva, o emitente da não-conformidade em foco, revise a descrição da não conformidade registrada por ele. Se o Analista selecionar a opção “sim”, estará considerando que a descrição da não-conformidade está satisfatória. Em ambos os casos, a pendência do Analista é eliminada. Veja a seguir:

          Ao clicar com o mouse sobre a pendência mostrada na figura acima, o programa exibe para o Analista o painel onde ele deverá selecionar uma pessoa responsável pelas ações de disposição, abrangência e contenção:

                     Ao logar-se no programa após receber um email automático de pendência, o usuário Pedro Paulo Pereira, encontra uma pendência que o põe como responsável pelas ações de       disposição, abrangência e contenção. Clicando sobre o item pendente na listagem, o programa lhe exibe a tela abaixo: 

           Abaixo, o preenchimento das ações de disposição, abrangência e contenção:

         

         Após a conclusão das ações de disposição, abrangência e contenção, o programa enviará uma pendência para que o Analista da Qualidade verifique se o que foi feito é satisfatório e se está de acordo com a gravidade do problema:

         

                    Veja o que acontece quando o Analista da Qualidade clica sobre o primeiro item da listagem de pendências exibida na figura acima:

         

 

         2.3.3) REINSPEÇÃO E PARECER DO ANALISTA SOBRE ABERTURA OU NÃO DE AÇÕES CORRETIVAS E PREVENTIVAS:

          Após selecionar uma das opções (sim ou não) mostradas na figura acima, o programa eliminará a respectiva pendência da listagem de pendências do Analista da Qualidade. Neste nosso    exemplo, selecionamos a opção “sim” e a sua listagem de pendências foi atualizada. O programa atualiza as listagens de pendências (listagem de pendências individual e listagem geral) sempre que o programa é inicializado ou então quando o respectivo botão é clicado (veja o item 2.1, que mostra os controles da tela principal do programa).

 

2.3.4) AÇÕES CORRETIVAS E PREVENTIVAS:

                    Ao clicar sobre o item pendente na listagem de pendências mostrada na figura acima, o programa exibirá para o Analista a tela mostrada na figura abaixo:

         

          2.3.5)   EQUIPE MULTIFUNCIONAL E INVESTIGAÇÃO DAS CAUSAS DA NÃO-CONFORMIDADE:

         

                    Ao clicar sobre o item pendente, na listagem de pendências mostrada na figura acima, o programa exibirá a tela abaixo:

         

                    A formação da equipe multifuncional, assim como o uso dos métodos de investigação disponibilizados pelo programa são opcionais. Obrigatório mesmo é o preenchimento do campo    referente à causa raiz do problema. O preenchimento desse campo irá gerar automaticamente uma pendência para que o responsável (líder da equipe) defina as ações corretivas e preventivas que devem ser tomadas. Veja abaixo o campo referente à causa raiz preenchido:

         

 

          2.3.6) DEFINIÇÃO E EXECUÇÃO DAS AÇÕES CORRETIVAS E PREVENTIVAS:

                              Após a definição da causa raiz, o programa gera uma nova pendência para o líder da equipe para que este defina as ações corretivas e preventivas necessárias:

                  

                            Ao clicar sobre o item pendente, na listagem de pendências, o programa automaticamente exibe para o líder da equipe a tela mostrada na figura abaixo:

                  

                           Quando Eliane Cristina de Freitas efetua seu login no programa, a sua listagem de pendências exibe para ela a pendência mostrada abaixo:

                 

                             Quando Eliane Cristina de Freitas efetua seu login no programa, encontra uma pendência na sua listagem de pendências:

               

                          Quando Eliane Cristina de Freitas clica sobre a pendência exibida na sua listagem de pendências, o programa lhe mostra a tela abaixo:

              

 

               2.3.7) AÇÕES PARA VERIFICAÇÃO DA EFICÁCIA

                        A figura abaixo mostra a listagem geral de pendências.

              

 

               2.3.8) FECHAMENTO DA NÃO-CONFORMIDADE:

              Após termos eliminado as duas pendências acima efetuado toda a rotina de verificação da eficácia (pulamos aqui várias etapas para cujas rotinas são iguais à já vistas anteriormente), o   programa exibe para o Analista a pendência mostrada abaixo:

                             

                         Ao clicar sobre o item pendente na listagem de pendências acima, o programa exibe para o Analista a tela abaixo:

              

              Após receber um email informando-o da pendência em seu nome, o responsável pelo fechamento da não-conformidade, Henrique Serafim dos Santos, acessa o programa e verifica sua   pendência na listagem de pendências:

          Ao clicar sobre a pendência mostrada na listagem de pendências acima, o programa exibiu a tela mostrada na figura abaixo:

 

3)     RELATÓRIO DE NÃO-CONFORMIDADE E PLANO DE AÇÕES:

 

 4) RECURSOS DE APOIO:

4.1) BANCO DE DADOS DE CAUSAS E SOLUÇÕES DE PROBLEMAS:

          Abaixo, a tela de pesquisa do banco de dados de causas e soluções:

                        Exemplo de pesquisa no banco de dados de causas e soluções:

             

 

              4.2) ANÁLISES GRÁFICAS:           

             

 

            4.3) ENCAPSULAMENTO DE IMAGENS (FOTOGRAFIAS, DESENHOS, ETC) ILUSTRATIVAS DA NÃO-CONFORMIDADE:

            Encapsulamento de imagens (fotografias e desenhos) como forma de ilustração e documentação dos problemas detectados:

            

 

            4.4) ANEXAÇÃO DE DOCUMENTOS À NÃO-CONFORMIDADE:

             Anexação de documentos de quaisquer formatos: