Software QualityWeb – Módulo Controle De Documentos Eletrônicos E Físicos     

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Menu:                                      Vídeos: extenso (110 minutos), resumido (5 minutos).

1- Recursos Gerais

2- Cadastro de áreas, bibliotecas e subbibliotecas

2.1- Cadastro de áreas ou departamentos

2.1.1- Propriedades das áreas ou departamentos

2.2- Cadastro de bibliotecas

2.3- Cadastro de subbibliotecas

3- Cadastro de usuários e permissões

3.1- Permissões de acesso por grupos de usuários

3.1.1- Associando um usuário a um grupo novo

3.1.2- Adicionando um usuário a um grupo existente

4- Menu principal de navegação

5- Registrando documentos

5.1- Registrando documentos eletrônicos

5.2- Criando um documento no editor html

5.3- Exibindo em modo edição ou em modo consulta um documento criado no editor

5.4- Importando, consultando e/ou editando documentos de qualquer formato

6- Arquivamento e controle de documentos físicos

7- Localização rápida de documentos físicos ou eletrônicos

8- Controles da tela principal e relatórios

9- Rotinas de trabalho e do sistema da qualidade

9.1- Rotina de verificação/validação de documento

9.2- Rotina de aprovação de documento

9.3- Registros de treinamentos

9.4- Emissão de documento

9.5- Verificação da eficácia do treinamento

10- Alterações em documentos

10.1- Controles de alterações em documentos

11- Controle de cópias impressas

12- Controle de prazos

13- Distribuição de documentos eletrônicos (encaminhamentos para leitura)

14- Anexação de documentos

15- Esquema básico do programa

 

 

 

1)      RECURSOS GERAIS:

          O módulo de controle de documentos permite o acesso a diversos formatos de documentos em modo de edição ou consulta, via internet.

          O sistema fornece um editor de documentos que possibilita a criação e/ou edição de documentos diretamente no programa e depois o acesso a esses documentos em formato HTML via internet. O programa permite também o upload de documentos de qualquer formato para a internet e depois o download desses documentos com controles de edição ou consulta, ou seja, o usuário poderá ou não alterar o documento original, que ficará armazenado na internet, conforme tenha a permissão ou não para edição do documento em questão. Documentos em formato PDF podem ser alimentados no programa diretamente, quando o upload do documento é efetuado no formato PDF, ou indiretamente, quando o upload do documento é efetuado nos formatos word ou excel e o programa faz a conversão automática desses documentos para o formato PDF para exibição dos mesmos no browser, mantendo, entretanto, os formatos originais para edição e eventuais alterações.

          Qualquer documento controlado pelo módulo de controle de documentos, tanto no formato HTML como em qualquer outro formato, não poderá ser acessado diretamente na internet, pois fica armazenado em formato criptografado e compactado que somente é reconhecido pelo programa.

          No programa podem ser criadas diferentes áreas de armazenamento, cada uma com propriedades particulares que determinam os tipos de controles que serão disponibilizados aos documentos armazenados nessas áreas (por exemplo: se controlará documentos eletrônicos, físicos ou ambos, se os documentos armazenados terão uma etapa opcional ou obrigatória de aprovações, se haverá controles de prazos, se os controles aplicáveis ao sistema da qualidade serão disponibilizados em uma determinada área, etc.). Essas áreas podem ser departamentos de uma mesma empresa, ou empresas de um grupo de empresas ou ainda simplesmente tipos de documentos que se deseja agrupar em um só sistema de arquivo. Cada área pode conter diversas bibliotecas e cada biblioteca, por sua vez, pode conter diversas subbibliotecas, cada uma delas com sistema próprio de permissões de acesso dos usuários. Os documentos eletrônicos são armazenados por áreas e/ou bibliotecas e/ou subbibliotecas, e o acesso a esses documentos pode ser feito para consulta ou em modo de edição ou criação, conforme as permissões específicas de cada usuário. O sistema oferece diversos recursos de controle dos documentos como controle de cópias impressas, controle de prazos, aprovações, etc. Pode ter uma ou mais áreas configuradas para atender aos requisitos exigidos pelas normas da qualidade, como controles de verificações, treinamentos, verificação da eficácia dos treinamentos, listagens de controle, etc., e gera pendências para os usuários (aprovar um documento, ler, treinar, etc.) e informa essas pendências aos usuários através de emails automáticos.

          O programa pode ter uma ou mais áreas configuradas para controlar documentos físicos (livros, catálogos, peças-padrão, etc.) e, neste caso, as subdivisões de armazenamento serão “setores ou salas”, “armários ou corredores”, “prateleiras ou gavetas”, “caixas ou pastas” (esses nomes são configurados no programa pelo próprio Cliente, conforme as suas preferências). Dessa forma, o programa pode ser usado para controlar até mesmo o arquivo morto físico da empresa. Uma mesma área poderá conter tanto arquivos de documentos físicos (setores ou salas, armários ou corredores, prateleiras ou gavetas, caixas ou pastas) como de documentos eletrônicos (bibliotecas e subbibliotecas) e o sistema oferece recursos para localização de qualquer documento registrado, com buscas efetuadas no arquivo físico, no arquivo eletrônico ou, simultaneamente, em ambos.

          As permissões dos usuários podem ser individuais ou por grupos. Nas permissões por grupos, quando alteramos as permissões de um usuário, as permissões dos demais usuários do mesmo grupo são alteradas automaticamente. Isto facilita enormemente o cadastramento de usuários novos e o gerenciamento de permissões.

          Vamos ver em seguida como funciona o sistema de cadastro de áreas, bibliotecas e subbibliotecas:

2)      CADASTRO DE ÁREAS, BIBLIOTECAS E SUBBIBLIOTECAS:

2.1) CADASTRO DE ÁREAS OU DEPARTAMENTOS:                                                                                                                                                              

          Ao ser acessada pela primeira vez, a tela principal do módulo de controle de documentos se apresentará conforme a figura mostrada abaixo:

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          Através do item mostrado no menu da figura acima, acessamos o sistema de arquivos para efetuarmos o cadastramento de áreas ou departamentos e também de bibliotecas e subbibliotecas:

 

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          Como exemplo, vamos cadastrar uma nova área, neste caso, “Recursos Humanos”, onde serão arquivados os documentos físicos e eletrônicos da área de Recursos Humanos:

 

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2.1.1) PROPRIEDADES DAS ÁREAS OU DEPARTAMENTOS:

 

          Cada área cadastrada no programa pode ter propriedades específicas, conforme as necessidades:

 

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          Após termos registrado uma nova área ou departamento e definido as suas propriedades poderemos, opcionalmente, criar bibliotecas dentro dessas áreas. Isto poderá ajudar a organizar melhor os documentos, agrupando-os por tipos, por função, etc. Os documentos físicos não são criados em bibliotecas, mas sim diretamente na área, pois o programa cria automaticamente o sistema de arquivamento diretamente na área, organizando os arquivos por “setores ou salas”, “armários ou corredores”, “prateleiras o gavetas” e “caixas ou pastas” (essa nomenclatura é definida pela empresa), conforme essas subdivisões sejam usadas durante o registro dos documentos. Vamos ver abaixo como é a criação de bibliotecas dentro de uma área:

 

2.2) CADASTRO DE BIBLIOTECAS:

 

          Para cadastramos bibliotecas em uma área ou departamento, pressionamos o botão “cadastro de bibliotecas (opcional)”, conforme mostrado na figura a seguir:

 

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2.3) CADASTRO DE SUBBIBLIOTECAS:

 

          Após cadastrarmos uma biblioteca, podemos subdividi-la em subbibliotecas. Veja abaixo:

 

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3)      CADASTRO DE USUÁRIOS E PERMISSÕES:

       

          Veremos agora como cadastrar usuários no programa e dar-lhes permissões de acesso às áreas ou departamentos, bibliotecas e subbibliotecas.

 

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          Vamos agora cadastrar um novo usuário:

 

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          A figura acima mostra o cadastramento de um usuário para o qual o programa atribuiu automaticamente permissão para consultar e editar qualquer documento registrado no programa. Entretanto, se quisermos que essas permissões não sejam tão abrangentes, podemos restringi-las usando permissões personalizadas:

 

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3.1) PERMISSÕES DE ACESSO POR GRUPOS DE USUÁRIOS:

 

          Para facilitar o gerenciamento de permissões de um número grande de usuários, existe o recurso de permissões por grupos, no qual quando aplicamos uma determinada permissão a um usuário pertencente a um grupo, essa permissão é automaticamente repassada a todos os demais membros do grupo.

 

3.1.1) ASSOCIANDO UM USUÁRIO A UM GRUPO NOVO:

 

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3.1.2) ADICIONANDO UM USUÁRIO A UM GRUPO EXISTENTE:

 

          Quando já existe um grupo no qual os usuários possuem as mesmas permissões que desejamos atribuir a um outro usuário, precisamos apenas adicionar esse usuário ao grupo existente.

 

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     4) MENU PRINCIPAL DE NAVEGAÇÃO:

          Após a criação do registro das áreas ou departamentos, bibliotecas e subbibliotecas, e da atribuição das permissões de acesso aos usuários, essas pastas passam a ser exibidas no menu árvore, na tela principal do programa, para os usuários que tiverem permissão de acesso para edição ou consulta aos documentos armazenados nesses locais. Este menu é a principal ferramenta de navegação do programa, através do qual os usuários poderão acessar pastas específicas e documentos. Veja abaixo:

 

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5)      REGISTRANDO DOCUMENTOS

 

          Para registrar um novo documento, primeiramente o usuário deve localizar através do menu árvore, mostrado na figura anterior, o local (área ou departamento, biblioteca e subbiblioteca) onde deseja criar o documento.

            5.1) REGISTRANDO DOCUMENTOS ELETRÔNICOS

                      A tela de registro, criação, consulta e edição de documentos será exibida ao usuário automaticamente, através do menu árvore. Para ilustrarmos melhor este nosso exemplo, cadastramos mais algumas áreas e bibliotecas, que aparecerão no menu mostrado na próxima figura. No menu, selecionamos a subbiblioteca “Exames psicotécnicos”, pertencente à biblioteca “Recrutamento e Seleção”, cadastrada na área “Recursos Humanos”.

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     5.2) CRIANDO UM DOCUMENTO NO EDITOR HTML:

                    O programa conta com um editor HTML, através do qual podemos criar qualquer documento usando diversas opções de formatação de fontes, cores e inserção de imagens. Os documentos no editor podem ser criados diretamente no editor, manualmente, ou então simplesmente copiados à partir de outro local onde já existam (como o MSWord, por exemplo) e colados no editor. Todos os documentos criados ou colados no editor serão exibidos na internet no formato HTML, mas somente poderão ser acessados através do programa, pois ficarão armazenados em formato criptografado e compactado, que somente é reconhecido pelo programa, não sendo possível o seu acesso direto via browser sem o uso do QualityWeb.           

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      5.3) EXIBINDO EM MODO EDIÇÃO OU EM MODO CONSULTA UM DOCUMENTO CRIADO COM O EDITOR:

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      5.4) IMPORTANDO, CONSULTANDO E/OU EDITANDO DOCUMENTOS DE QUALQUER FORMATO:

          Se a sua empresa possui documentos do MSOffice, como planilhas do MSExcel, documentos do MSWord, arquivos em formato PDF, desenhos em formato DWG, enfim, arquivos de qualquer formato, também pode controlar esses arquivos através do módulo de controle de documentos do QualityWeb. O documento será registrado normalmente, com título, número, revisão e status (ativo ou inativo), conforme vimos anteriormente (veja o item 5.1) e então você fará o upload do documento para o QualityWeb, usando os recursos de upload de arquivos que o programa oferece. Esses arquivos serão então, automaticamente, criptografados e compactados pelo programa e serão armazenados na web em um diretório criado pelo programa especificamente armazenar os arquivos da sua empresa. O QualityWeb oferece espaço ilimitado para seus clientes na web, entretanto, opcionalmente, o cliente pode redirecionar esses armazenamentos para o seu próprio servidor web (veja o módulo de configurações, acessível apenas ao administrador). Como esses documentos estarão criptografados e compactados, serão totalmente inúteis se não forem acessados através do QualityWeb, mediante senhas pessoais e permissões individuais de cada usuário. Neste caso, quando um usuário do programa quiser consultar um desses documentos, o programa automaticamente descriptografará o arquivo e o descompactará, permitindo que o usuário faça o download do documento para o seu computador e assim possa consultar seu conteúdo, sem problemas (Quando o arquivo está tem formato .pdf, o browser o exibe diretamente, sem fazer download). Mas se esse usuário não tiver permissão de edição do documento, não poderá fazer alterações no documento e substituir o original, que ficará armazenado na web. Isto somente será permitido aos usuários que possuem permissão para editar o documento. Neste caso, após fazer as alterações que julgar necessárias no documento, o usuário com permissão de edição terá a possibilidade de fazer o upload do arquivo novamente para o programa e o programa fará a substituição do original automaticamente. Vamos exemplificar estes procedimentos a seguir, através de ilustrações.

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6)      ARQUIVAMENTO E CONTROLE DE DOCUMENTOS FÍSICOS:

    

          Vamos a seguir registrar um novo documento físico. Um documento físico é um documento impresso como livro, revista, catálogo, desenho, etc., padrões ou gabaritos usados para na produção ou controle de produtos ou qualquer outro tipo de item que não esteja em formato eletrônico.

 

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7)      LOCALIZAÇÃO RÁPIDA DE DOCUMENTOS FÍSICOS OU ELETRÔNICOS

                     O sistema possui recursos que nos permitem localizar rapidamente qualquer documento, sem termos que procurar por ele no menu.

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8)      CONTROLES DA TELA PRINCIPAL E RELATÓRIOS

 

          A seguir mostraremos os diversos botões e controles da tela de registros do programa. Cada um deles é usado em uma situação específica, conforme o caso. Veremos também como é a tela de acesso aos diversos relatórios que o programa pode exibir.

 

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                     Veja a figura mostrada acima. Ela mostra os diversos recursos da tela principal do sistema e, entre eles, um botão que permite o acesso à diversos relatórios. Esse botão uma relação de todos os relatórios disponíveis no programa. Se dermos um clique sobre qualquer um dos itens mostrados nessa relação, o programa exibirá o respectivo relatório. Vamos então selecionar a primeira linha e obter o relatório dos seis documentos ativos que registramos até agora no sistema:

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9)      ROTINAS DE TRABALHO E DO SISTEMA DA QUALIDADE

                     As rotinas de trabalho do sistema são executadas conforme as propriedades de cada área cadastrada. No cadastramento de uma área, podemos assinalar as rotinas que desejarmos que o programa execute para os documentos registrados nessa área ou em suas subdivisões (bibliotecas, subbibliotecas, setores, corredores, etc.). Veja o item 2.1.1, onde é mostrada uma figura ilustrando as propriedades disponíveis em cada área.

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                9.1) ROTINA DE VERIFICAÇÃO/VALIDAÇÃO DE DOCUMENTO

                    Um documento pode ser submetido a uma etapa de verificação, ou seja, a pessoa que efetua o registro do documento atribui a outra pessoa a responsabilidade por verificar se documento está correto, logo após este ter sido criado ou importado, ou seja, verificar se esse documento possui algum erro de escrita ou de estrutura. Assim, quando o fluxo de aprovações do documento tiver sido desbloqueado, o programa irá gerar uma pendência para a pessoa responsável pela verificação para que essa pessoa verifique se o documento possui algum erro de escrita ou de estrutura. Normalmente esta etapa precede a etapa de aprovações, ou seja, previne que um documento seja encaminhado para aprovação de conteúdo por gerentes ou diretores, tendo erros grosseiros de escrita ou de forma.

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             9.2) ROTINA DE APROVAÇÃO DE DOCUMENTO

                   Um documento pode sofrer até 10 aprovações por pessoas diferentes. Se o documento tiver mais de um responsável pela aprovação e caso um desses responsáveis reprove o documento, isto anulará todas as eventuais aprovações que o documento já tenha sofrido e o fluxo de aprovações do documento será bloqueado. O programa irá enviar um email automático para a pessoa que registrou o documento informando-a que o documento foi reprovado e irá gerar uma pendência para essa pessoa para que revise o documento com base nas observações emitidas pela pessoa que o reprovou.

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             9.3) REGISTROS DE TREINAMENTOS

                   Para atender às exigências das normas da qualidade, o programa conta, entre outros, com os recursos de registros de treinamentos e de verificação da eficácia de treinamentos. Primeiramente vamos ver a rotina de registros de treinamentos.

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             9.4) EMISSÃO DO DOCUMENTO

                   A emissão do documento é a disponibilização do documento em modo consulta para todos os usuários que possuírem permissão de acesso ao local (área, biblioteca ou subbiblioteca) onde o documento está armazenado. Quando um documento é emitido, a revisão anterior desse documento, se houver, é automaticamente desativada, ficando apenas a revisão mais atual disponível para consultas. O programa possui também configurações default, que podem ser alteradas pelo administrador no módulo de configurações, por meio das quais, se um documento possui uma etapa de emissão prevista, esse documento não será exibido no menu árvore em e nem aparecerá nas buscas para usuários com permissão de apenas consulta, enquanto essa etapa de emissão não for processada. O documento continuará sendo exibido no menu árvore e nas buscas para os usuários com permissão de edição no local onde o documento estiver armazenado.

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             9.5) VERIFICAÇÃO DA EFICÁCIA DO TREINAMENTO

                   Por exigência das normas da qualidade, todo treinamento deverá ter a sua eficácia verificada. Assim, se um documento tiver uma etapa de treinamento, também deverá ter uma etapa de verificação da eficácia desse treinamento. Durante a fase de registro do documento, quando é previsto um responsável pelo treinamento, também deve ser previsto um responsável pela verificação da eficácia desse treinamento. A pendência para verificação da eficácia do treinamento de um documento será gerada pelo programa após um determinado número de dias após a emissão do documento. Esse número de dias para geração da pendência de verificação da eficácia é definido no mesmo momento que definimos o nome do responsável pela verificação da eficácia do treinamento.

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10)   ALTERAÇÕES EM DOCUMENTOS

                     Quando um documento que já foi aprovado, mas que ainda não foi emitido, sofre alguma alteração, o programa, na hora em que o documento alterado é salvo, informa que o documento já foi verificado ou aprovado, etc., e que não deverá ser alterado. Entretanto o programa exibe uma opção na qual o documento alterado pode ser salvo, sobrescrevendo o documento existente, mas anulando todas as etapas de aprovações sofridas, ou seja, se um documento que já tenha sofrido alguma etapa de verificação, aprovação ou treinamento for alterado, isto irá anular essas etapas e o processo de verificações, aprovações, etc., previstos para esse documento será reiniciado do começo.

                     Se um documento já foi emitido e está, portanto, disponível para consulta por todos os usuários do programa que possuem permissão de consulta a esse documento, esse documento não poderá mais ser alterado. Entretanto, o programa oferece a opção de salvamento desse documento com o seu número de revisão acrescido de 1, ou seja, por exemplo, o programa não permite que o documento número 200, revisão 0 seja alterado, mas permite que seja salvo como documento número 200, revisão 1. Isto mantém o documento 200, revisão 0 intacto e disponível para consulta pelos usuários, mas cria o documento 200, revisão 1, com as alterações desejadas, o qual passará por todo o processo de aprovações que foi previsto para o documento 200, revisão 0. Mas o documento número 200, revisão 1, não estará disponível para consultas até que seja emitido. Quando o documento 200, revisão 1, passar por todo o processo de aprovações e finalmente for emitido, o programa automaticamente desativará o documento número 200, revisão 0, e passará a exibir em seu lugar o documento número 200, revisão 1. O documento número 200, revisão 0, ainda estará no sistema, mas não estará mais disponível para consultas e não aparecerá mais nos menus e nem nas buscas normais. Para acessá-lo, é necessário que um usuário com permissão para editá-lo efetue uma busca específica em documentos inativos.

 

      10.1) CONTROLES DE ALTERAÇÕES EM DOCUMENTOS

                     Quando um documento sofre uma alteração, devemos registrar o que foi alterado nesse documento em relação à sua revisão anterior. Este registro é uma opção no programa, a qual deve ser configurada como obrigatória para documentos envolvidos no Sistema da Qualidade. Para tornar o controle de alterações como obrigatório para todos os documentos, é só não assinalarmos a caixa de seleção “opcional” correspondente à propriedade “controlar de alterações” (veja item 2.1.1). Com essa opção desassinalada, o programa exigirá o preenchimento do campo referente ao controle de alterações do documento, sempre que o número da revisão desse documento for maior que zero.

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      11) CONTROLE DE CÓPIAS IMPRESSAS

                     Podemos controlar os locais de entrega e as quantidades de cópias impressas de cada documento. Para isto, devemos assinalar a propriedade “controlar cópias impressas” da área onde o documento será armazenado, conforme mostrado no item 2.1.1.

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      12) CONTROLE DE PRAZOS

                     Quando registramos e criamos um novo documento, muitas vezes é aconselhável que estabeleçamos um prazo para verificarmos o documento e checarmos se o seu conteúdo ainda é atual e então efetuarmos as correções, quando necessárias. O estabelecimento de um “prazo de validade” pode ser opcional ou obrigatório, conforme as opções que assinalamos nas propriedades de cada área (veja o item 2.1.1). Se a propriedade “controlar prazos” estiver assinalada em uma determinada área, o programa disponibilizará os campos necessários para o controle dos prazos nessa área. Se a caixa de seleção “opcional”, referente à propriedade “controlar prazos” não estiver assinalada, então o controle de prazos será obrigatório nessa área e o programa exigirá que o controle de prazos seja efetuado.

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      13) DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS (ENCAMINHAMENTOS PARA LEITURA)

                     Após a emissão de um documento, esse documento será disponibilizado para consulta por todos os usuários que possuírem permissão de acesso ao local onde o documento se encontra armazenado. Entretanto, em alguns casos é interessante informar diretamente algumas pessoas que tenham algum interesse especial no documento, para que essas pessoas acessem o sistema e tomem conhecimento do seu conteúdo. Essa definição de pessoas que deverão receber uma informação especial do programa é feita durante registro do documento. Todas as pessoas que forem incluídas nessa seleção receberão um email do programa e uma pendência de leitura.

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      14) ANEXAÇÃO DE DOCUMENTOS

                     Podemos vincular vários documentos a um determinado documento, facilitando a localização desses documentos quando estivermos consultando o documento principal. Para isto, usamos o sistema de anexação de documentos.

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      15) QUALITYWEB – MÓDULO DE CONTROLE DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS E FÍSICOS – ESQUEMA BÁSICO:

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